تعد أنظمة إدارة المعرفة (KMS) جزءًا أساسيًا من الهيكل التنظيمي، مما يسمح للشركات بالتقاط المعرفة وتخزينها ومشاركتها بشكل فعال. تلعب هذه الأنظمة دورًا حاسمًا في الاستفادة من الأصول الفكرية للمنظمة وتعزيز الابتكار. في هذا المقال سوف نتناول تعريف وأهداف أنظمة إدارة المعرفة، ومدى توافقها مع نظم المعلومات الإدارية، وكيفية مساهمتها في النجاح التنظيمي.
تعريف نظم إدارة المعرفة
تشمل أنظمة إدارة المعرفة الاستراتيجيات والعمليات والتقنيات التي تسهل إنشاء المعرفة والتقاطها وتنظيمها ونشرها داخل المنظمة. تم تصميم هذه الأنظمة لتمكين الموظفين من الوصول إلى موارد المعرفة في المنظمة واستخدامها بكفاءة، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين الإنتاجية.
تتضمن أنظمة إدارة المعرفة استخدام أدوات ومنصات مختلفة، مثل أنظمة إدارة قواعد البيانات، وأنظمة إدارة المستندات، وبرامج التعاون، لالتقاط وإدارة المعلومات وأصول المعرفة. وقد تشمل هذه الأصول المعرفة الصريحة (المعلومات الموثقة) والمعرفة الضمنية (الخبرة والتجارب الشخصية).
أهداف نظم إدارة المعرفة
تتمحور أهداف أنظمة إدارة المعرفة حول تعزيز قدرة المنظمة على تسخير المعرفة واستخدامها بشكل فعال. وتشمل هذه الأهداف ما يلي:
- التقاط المعرفة: تهدف KMS إلى التقاط المعرفة الصريحة والضمنية من الموظفين والمستندات والمصادر الأخرى داخل المنظمة. ومن خلال القيام بذلك، يمكن للمؤسسات منع فقدان المعرفة بسبب دوران الموظفين وإنشاء مستودع للمعلومات التي لا تقدر بثمن.
- تخزين المعرفة وتنظيمها: بمجرد التقاط المعرفة، تقوم خدمة KMS بتخزينها وتنظيمها بطريقة منظمة. يتضمن ذلك تصنيف المعرفة بناءً على مدى ملاءمتها وسياقها وإمكانية الوصول إليها، مما يسهل على الموظفين استرداد المعلومات واستخدامها عند الحاجة.
- الوصول إلى المعرفة واسترجاعها: توفر KMS للموظفين سهولة الوصول إلى موارد المعرفة المخزنة. ومن خلال وظائف البحث البديهية والمستودعات جيدة التنظيم، يمكن للموظفين استرجاع المعلومات والخبرات ذات الصلة، وبالتالي تعزيز قدراتهم على اتخاذ القرار وأداء المهام.
- تبادل المعرفة والتعاون: يعد تسهيل تبادل المعرفة والتعاون هدفًا رئيسيًا لـ KMS. تمكن هذه الأنظمة الموظفين من المساهمة بخبراتهم ومشاركة أفضل الممارسات والتعاون في المشاريع، مما يؤدي إلى ثقافة تنظيمية أكثر استنارة وابتكارًا.
- استخدام المعرفة والابتكار: من خلال توفير الوصول السهل إلى المعرفة والخبرة، تعمل KMS على تمكين الموظفين من الاستفادة من المعرفة التنظيمية للابتكار وحل المشكلات. ويهدف هذا الهدف إلى تعزيز ثقافة التعلم المستمر والتحسين داخل المنظمة.
التوافق مع نظم المعلومات الإدارية
ترتبط أنظمة إدارة المعرفة ارتباطًا وثيقًا بأنظمة المعلومات الإدارية (MIS) ولكنها تخدم أغراضًا مختلفة. في حين تركز نظم المعلومات الإدارية على جمع البيانات ومعالجتها والإبلاغ عنها لاتخاذ القرارات الإدارية، فإن خدمات إدارة المعرفة مكرسة لإدارة موارد المعرفة وتعزيز ثقافة تبادل المعرفة داخل المنظمة.
ومع ذلك، يمكن لـ KMS وMIS أن يكمل كل منهما الآخر بعدة طرق. على سبيل المثال، يمكن لـ KMS توفير المعرفة والخبرة القيمة لدعم عملية صنع القرار المستندة إلى البيانات والتي يسهلها نظام المعلومات الإدارية. التكامل بين KMS ونظم المعلومات الإدارية يمكن أن يمكّن المؤسسات من الجمع بين الرؤى المعلوماتية والمبنية على المعرفة، مما يؤدي إلى اتخاذ قرارات أكثر شمولاً واستنارة.
علاوة على ذلك، غالبًا ما يستخدم KMS وMIS تقنيات مماثلة، مثل قواعد البيانات وأدوات التحليلات ومنصات التعاون. ويكمن التوافق بين هذه الأنظمة في استخدامها المشترك للتكنولوجيا لإدارة الموارد التنظيمية والاستفادة منها، وإن كان ذلك بتركيزات مختلفة.
خاتمة
تعد أنظمة إدارة المعرفة أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات التي تتطلع إلى تسخير أصولها الفكرية وتعزيز ثقافة تبادل المعرفة والتعلم والابتكار. ومن خلال تحديد أهداف أنظمة إدارة المعرفة وفهم مدى توافقها مع أنظمة المعلومات الإدارية، يمكن للمؤسسات تحسين مواردها المعرفية وتحقيق النجاح المستدام.
بشكل عام، يمكن أن يؤدي التنفيذ والاستخدام الفعال لأنظمة إدارة المعرفة إلى تحسين عملية صنع القرار، وتعزيز أداء الموظفين، وميزة تنافسية في السوق.