في بيئة الأعمال شديدة التنافسية اليوم، تسعى المؤسسات جاهدة لتحسين عملياتها للحصول على ميزة تنافسية وتحقيق النمو المستدام. مفتاح هذا المسعى هو استخدام مقاييس العملية، التي تلعب دورًا حاسمًا في قياس وتحليل وتحسين الجوانب المختلفة للعمليات التجارية.
فهم مقاييس العملية
مقاييس العملية هي مقاييس كمية توفر نظرة ثاقبة حول كفاءة وفعالية وجودة عمليات تجارية محددة. فهي تساعد المؤسسات على قياس الأداء وتحديد الاختناقات واتخاذ قرارات مستنيرة لتحسين العمليات. تم تصميم هذه المقاييس وفقًا للمتطلبات الفريدة لكل عملية وهي جزء لا يتجزأ من مبادرات التحسين المستمر التي تتبعها الشركات.
يعتمد تحسين العمليات التجارية، وهو النهج المنهجي لتعزيز سير العمل والإنتاجية والجودة، بشكل كبير على مقاييس العملية لإحداث تغيير هادف وتحقيق النتائج المرجوة.
أنواع مقاييس العملية
هناك عدة فئات من مقاييس العملية التي تستخدمها المؤسسات عادةً لتقييم عملياتها وتحسينها:
- المقاييس المستندة إلى الوقت: تركز هذه المقاييس على الوقت المستغرق لإكمال أنشطة عملية محددة، مثل وقت الدورة، والمهلة الزمنية، والإنتاجية. فهي تساعد في تحديد أوجه القصور وتوجيه الجهود لتبسيط العمليات من أجل التسليم بشكل أسرع وتحسين رضا العملاء.
- مقاييس الجودة: تعتبر المقاييس المتعلقة بجودة المخرجات، مثل معدلات العيوب ومعدلات الخطأ ومستويات إعادة العمل، ضرورية لضمان تلبية العمليات للمعايير المعمول بها وتوقعات العملاء.
- مقاييس التكلفة: تقوم هذه المقاييس بتقييم التكاليف المرتبطة بتنفيذ العمليات، بما في ذلك النفقات المباشرة والتكاليف العامة واستخدام الموارد. ومن خلال تتبع مقاييس التكلفة، يمكن للمؤسسات تحديد الفرص المتاحة لتقليل النفقات وتعزيز الكفاءة التشغيلية.
- مقاييس الإنتاجية: توفر مقاييس الإنتاجية، مثل الإنتاج لكل ساعة أو لكل موظف، رؤى قيمة حول كفاءة العمليات التجارية وتمكين المؤسسات من تحسين تخصيص الموارد وسير العمل.
تنفيذ مقاييس العملية
يتطلب النجاح في الاستفادة من مقاييس العملية اتباع نهج استراتيجي لتنفيذها. تحتاج المنظمات إلى:
- تحديد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) التي تتوافق مع أهداف العمل والأهداف الإستراتيجية.
- إنشاء قياسات أساسية لتقييم مستويات الأداء الحالية وتحديد أهداف للتحسين.
- استثمر في أدوات جمع البيانات وتحليلها لالتقاط بيانات العملية ذات الصلة واستخلاص رؤى قابلة للتنفيذ.
- دمج مقاييس العملية في مراجعات الأداء المنتظمة وعمليات صنع القرار لدفع التحسين المستمر.
- تحليل وتحديد أوجه القصور في العملية: من خلال تتبع وتحليل مقاييس العملية، يمكن للمؤسسات تحديد المجالات التي توجد فيها أوجه قصور، مثل الاختناقات أو التأخير أو مشكلات الجودة. تعمل هذه الرؤية كأساس لمبادرات التحسين المستهدفة.
- مراقبة تحسينات الأداء: من خلال القياس والتتبع المستمر لمقاييس العملية، يمكن للمؤسسات تقييم تأثير جهود التحسين واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات للحفاظ على تحسينات الأداء.
- تحفيز ثقافة التحسين المستمر: تعمل مقاييس العملية على خلق الرؤية والمساءلة، وتعزيز ثقافة التحسين المستمر حيث يتم تمكين الفرق من تحديد أوجه القصور ومعالجتها بشكل استباقي.
- التصنيع: نفذت إحدى شركات التصنيع مقاييس زمنية للدورة لتحديد ومعالجة اختناقات الإنتاج، مما أدى إلى تحسينات كبيرة في الكفاءة التشغيلية الشاملة وتقليل المهل الزمنية.
- الشؤون المالية: استخدمت إحدى شركات الخدمات المالية مقاييس الجودة لتقليل الأخطاء في عمليات إعداد التقارير المالية، مما أدى إلى تعزيز الامتثال وتحسين ثقة أصحاب المصلحة.
- البيع بالتجزئة: استفادت سلسلة البيع بالتجزئة من مقاييس الإنتاجية لتحسين إدارة المخزون وتبسيط تنفيذ الطلبات، مما أدى إلى خفض التكاليف وتحسين رضا العملاء.
- التحليلات المتقدمة: يتيح تكامل إمكانات التحليلات المتقدمة، مثل النمذجة التنبؤية والتعلم الآلي، للمؤسسات استخلاص رؤى أعمق من بيانات العملية وتوقع المشكلات المحتملة قبل ظهورها.
- المراقبة في الوقت الفعلي: يوفر التحول نحو مراقبة العمليات في الوقت الفعلي رؤية فورية لأداء العمليات، وتمكين المؤسسات من معالجة المشكلات بسرعة والاستفادة من فرص التحسين.
- التكامل مع أدوات ذكاء الأعمال (BI): يتم دمج مقاييس العمليات بشكل متزايد مع أدوات ذكاء الأعمال لتوفير لوحات معلومات وتقارير شاملة تسهل اتخاذ القرارات المستنيرة والتخطيط الاستراتيجي.
تحسين العمليات التجارية ومقاييس العمليات
العلاقة بين تحسين العمليات التجارية ومقاييس العملية هي علاقة تكافلية. يستلزم تحسين عمليات الأعمال اتباع نهج شامل لتعزيز سير العمل التنظيمي، وإزالة أوجه القصور، وتعزيز الأداء العام. تعمل مقاييس العملية بمثابة البوصلة التوجيهية لجهود التحسين، مما يسمح للشركات بما يلي:
أمثلة على مقاييس العملية في العمل
لقد أثبتت المؤسسات الرائدة في مختلف الصناعات قوة مقاييس العمليات في تحسين عمليات الأعمال:
الاتجاهات المستقبلية والابتكارات في مقاييس العمليات
مع استمرار الشركات في إعطاء الأولوية لتحسين العمليات، تعمل العديد من الاتجاهات والابتكارات على تشكيل مشهد مقاييس العمليات:
خاتمة
تعتبر مقاييس العمليات مفيدة في السعي إلى تحسين العمليات التجارية، حيث تعمل بمثابة البوصلة التي توجه المؤسسات نحو التميز التشغيلي والميزة التنافسية المستدامة. ومن خلال التركيز الشديد على فهم مقاييس العملية وتنفيذها والاستفادة منها، يمكن للشركات فتح مستويات جديدة من الكفاءة وسرعة الحركة ورضا العملاء.